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 Numéro 33, Décembre-Janvier 2000 
Des réflexions pour faciliter le partenariat Version Imprimable  Version imprimable


Céline Landry  (CCFD)

Le partenariat est une réalité désormais incontournable à laquelle ont dû, bon gré mal gré, faire face de nombreuses organisations pour affronter les défis posés par l’utilisation, complexe et onéreuse, des nouvelles technologies. Si pour certains, les alliances établies ont été relativement harmonieuses et profitables, pour d’autres, elles ont été une source de problèmes sans pour autant mener aux résultats escomptés. Peut-on déterminer les conditions garantes d’un partenariat réussi?

Depuis ses débuts, le CCFD s’est engagé dans plusieurs partenariats pour le développement de cours et de produits multimédias. Le Centre s’est ainsi associé avec d’autres partenaires en éducation ainsi qu’avec des entreprises privées. Toutes ces expériences n’ont pas conduit à la découverte de la recette infaillible du partenariat fructueux, mais elles ont néanmoins permis de tirer des leçons utiles à la bonne marche d’un projet réalisé en partenariat, notamment lorsque celui-ci est mené en collaboration avec l’entreprise privée.


Un partenariat avec l’entreprise privée
L’expérience de partenariat rassemble présentement dans un consortium le CCFD, le collège Montmorency et la firme Technomédia formation inc. Il s’agit d’un partenariat complémentaire puisque chacun des membres fournit des compétences et des ressources qui lui sont propres pour réaliser, en collaboration avec les autres, des produits qu’il ne serait pas en mesure de développer seul et qu’il pourra par la suite offrir à sa clientèle. Les projets mis de l’avant par ce consortium visent la production et la diffusion de cours multimédias à distance en formation sur mesure, avec la technologie Web et donc accessibles par Internet ou intranet d’entreprise.

Dans ce partenariat, le CCFD apporte son savoir-faire et ses ressources pour la production de cours à distance et le collège Montmorency offre son expérience en prestation de cours destinés aux entreprises. De son côté, Technomedia fournit son expertise technologique et médiatique en formation en entreprise; de plus cette firme a mis au point le Système intégré de gestion et d'apprentissage en ligne (SIGAL).


Production de cours de bureautique

Pour son premier projet, le consortium s’est lancé dans la production de cours de bureautique. Les partenaires souhaitaient ainsi élaborer et expérimenter une méthodologie de développement de cours de technologie Web.

L’objectif visé était de fournir aux étudiants sur le marché du travail de même qu’aux personnes en emploi en entreprise, des cours à distance flexibles et faciles d’utilisation. Ces cours devaient leur permettre d’acquérir des notions de base en bureautique puis de développer rapidement des compétences utiles pour réaliser leurs tâches de tous les jours.

Le volet conception et révision des contenus de même que la mise au point de l’approche pédagogique ont été assumés par le CCFD et le collège Montmorency. La médiatisation des contenus ainsi que leur intégration à un espace virtuel d’apprentissage ont été réalisés par Technomedia.
Huit cours de bureautique ont été réalisés dans le cadre de ce projet et sont maintenant offerts à distance par le CCFD à l’ensemble de la clientèle collégiale comme cours sans unités et par le collège Montmorency à des entreprises ; ils sont également proposés par Technomédia à ses clients en entreprise pour la formation du personnel. Il s’agit entres autre de Initiation à la micro-informatique, Word 97, Excel 97 et Windows.

Cette première expérience de collaboration a servi d’assise pour la poursuite d’un partenariat à plus long terme qui se concrétise actuellement dans un autre projet de production de cours pour la formation en entreprise, dans le domaine, cette fois-ci, des techniques administratives.


Production de cours en techniques administratives
Le projet intitulé Charlemagne Vente Comptabilité Gestion (VCG) a reçu une subvention importante du Fonds de l’autoroute de l’information. Quatre cours de 30 heures chacun sont en production : Notions de finance, Techniques de vente, Supervision des ressources humaines et Agent de centre d’appels. En plus de contribuer financièrement au projet, chacun des partenaires est responsable d’un aspect du développement. Le CCFD assume la gestion de la conception pédagogique, c’est-à-dire le suivi auprès des auteurs et des réviseurs, de même que la scénarisation. De son côté, Technomedia se charge de la médiatisation des cours et de l’adaptation de l’environnement virtuel d’apprentissage. Le collège Montmorency a collaboré à la détermination des contenus et a pris part à leur validation et à leur mise en marché. Les quatre cours seront lancés à la fin de l’hiver 2000.


Avantages et difficultés du partenariat
L’intérêt de ce projet, en plus d’augmenter l’offre de cours, est d’aller plus loin dans l’élaboration d’une méthode de développement de cours fondée sur un modèle de partenariat complémentaire favorisant la réalisation rapide et à moindre coût de produits de formation à distance de qualité.

Bien qu’il ait donné jusqu’ici des résultats concrets et positifs, ce projet a connu plusieurs difficultés et ce, tout au long de son déroulement. Ces difficultés nous ont obligés, au fur et à mesure que les travaux progressaient, à nous réajuster et à revoir les composantes fondamentales du projet, soit le calendrier, le budget et le produit à livrer. Par ailleurs, les problèmes soulevés nous ont fourni des occasions de discussions constructives; ils ont mené à des réflexions intéressantes et à l’élaboration de solutions qui n’étaient pas nécessairement prévues au départ mais qui répondaient très bien aux objectifs du projet tout en servant de base de connaissance pour des projets futurs.

Quelles réflexions peut-on tirer des expériences faites avec Charlemagne VCG?


Une perception commune du projet favorise un engagement équitable de chacun des partenaires

Nous l’avons dit, dans un partenariat complémentaire, chaque organisation participante apporte un savoir-faire et des ressources qui lui sont propres et qui font défaut aux autres; c’est ce qui fait la richesse de ce type d’association. Par ailleurs, chaque partenaire poursuit ses activités respectives dans un contexte particulier qui est aussi très différent de celui des autres. Ainsi, ce qui est vu comme une nécessité chez un des partenaires peut être perçu comme une contrainte chez les autres; ce qui est considéré comme une priorité chez les uns peut être jugé secondaire pour les autres; etc. C’est une réalité dont nous avons pris conscience dans le cadre du projet Charlemagne VCG.

En effet, les différents contextes de travail (public et privé, cours traditionnels et à distance, etc.) amenaient des perceptions différentes, notamment vis-à-vis des rôles et des tâches à accomplir et des produits à livrer. Les divergences de perception étaient parfois incompatibles avec les objectifs du projet lui-même. Il a donc fallu s’entendre sur les objectifs à atteindre, les clientèles cibles, les produits associés au projet et les priorités en lien avec le projet lui-même pour en arriver à un engagement équitable de chacun des partenaires.

Un tel degré d’engagement permet un arrimage réussi des différentes composantes du projet. Dans le quotidien, cela suppose que chaque partenaire fait avancer les travaux selon le calendrier établi par tous, qu’il prend le temps de communiquer aux autres le degré d’avancement des travaux de son équipe, et qu’il se tient à jour relativement à la progression des autres équipes.


Le processus de production doit être revu pour l’ensemble des partenaires, en fonction du projet commun
Un autre élément fondamental sur lequel l’équipe de projet a dû s’entendre, est le processus de production lui-même. Ce processus, fruit de l’expérience, est adapté au contexte particulier de chacun des partenaires et peut être vu différemment d’une organisation à l’autre. Dans le cadre du projet décrit plus haut, cette différence de compréhension a provoqué bien des malentendus, notamment en ce qui concerne les étapes de validation des différents éléments à produire.

Il apparaît donc important que le processus reflète la réalité du projet lui-même au regard des différentes organisations qui contribuent à le faire avancer. Cela suppose pour chaque partenaire de devoir exprimer ses besoins, mais aussi d’adapter ses façons de faire et d’abandonner jusqu’à un certain point des pratiques qui, bien qu’ayant fait leurs preuves à l’extérieur du partenariat, se révèlent inutiles, voire nuisibles dans le cadre du projet.


La gestion en partenariat exige une confiance mutuelle et un désir réel de collaboration
La gestion de projet en partenariat est un élément qui demande des ajustements de part et d’autre. Pour notre projet, elle a été partagée entre le CCFD et Technomedia : la gestion de la conception des contenus relevait du CCFD et la gestion du développement médiatique des cours, de Technomedia; la gestion de l’équipe du projet réunissait les membres des deux organisations; sur ce dernier plan, il s’agissait plutôt de cogestion.

Cela ne s’est pas déroulé sans anicroches! Notons entre autres des changements de porteur du dossier, un déséquilibre quant à l’attribution de certaines responsabilités, un manque occasionnel de confiance et un pouvoir parfois inégalement réparti. Ces problèmes ont évidemment nui à l’avancement des travaux. Par contre, les gestionnaires ont finalement pu surmonter leurs difficultés et ramener un climat de confiance et de collaboration par des échanges d’idées et des discussions. En outre, la proximité de la date d’échéance a fait en sorte qu’il est devenu essentiel de collaborer de façon efficace.

Dans ce type de projet, il est primordial que chaque gestionnaire manifeste une volonté réelle de partenariat et amène son équipe à y adhérer de façon non équivoque; il appartient d’ailleurs à chaque gestionnaire de faire montre d’une confiance véritable à l’endroit de son partenaire-collaborateur et de transmettre cette confiance aux membres de son équipe. Pour ce faire, la participation de tous au moment de la définition et de la planification du projet contribuera à installer un climat de confiance et de transparence.


La conception des contenus doit refléter les besoins de tous les partenaires et de la clientèle visée
Les cours ont été conçus et élaborés par des auteurs ayant déjà produit plusieurs cours de formation à distance pour les adultes. Ces auteurs avaient une grande expérience dans ce domaine. Quelques-uns d’entre eux possédaient cependant moins d’expérience en ce qui a trait au contexte des grandes entreprises, lesquelles constituent la clientèle de Technomedia. Certains contenus ont dû être revus par des experts ayant travaillé dans de grandes entreprises pour les adapter aux besoins de la clientèle et les vendre plus facilement.

Bien que dans ce type d’association, le développement des contenus soit de façon générale sous la responsabilité d’un des partenaires, il serait souhaitable que tous les autres en prennent connaissance et y apportent, le cas échéant et selon leur domaine, les nuances permettant de les relier de la façon la plus appropriée possible au contexte d’utilisation, soit, dans ce cas-ci, la formation en grande entreprise.


La production et la validation en commun d’un prototype facilitent la réalisation des étapes subséquentes
Cette étape charnière a été la plus critique pour le projet. Des malentendus ayant trait à la priorité à accorder à cette étape n’ont pas permis de valider rapidement les hypothèses énoncées au moment de la conception et de fixer les paramètres (éléments de l’environnement d’apprentissage et interface) facilitant ensuite la poursuite du travail sur une base commune. Étant donné que le prototype n’a été réalisé que très tardivement, la scénarisation et la rédaction des contenus se sont fondées sur des suppositions, ce qui a nécessité par la suite des retours en arrière et causé des retards.

Dans un projet mené en partenariat, l’étape de prototypage est fondamentale, même dans les cas où l’environnement d’apprentissage et l’interface du cours sont passablement définis. Cette étape est un moment clé qui favorise la discussion créative et la transformation des expériences ou des compétences mutuelles en un tout unique et cohérent.


L’ouverture favorise la découverte de nouvelles solutions
Pour réussir à livrer les cours selon les délais, il a fallu examiner des solutions nouvelles qui, bien que non envisagées au début du projet, ont été retenues. L’utilisation d’un outil d’édition des contenus développé en partie par Technomedia a d’abord été étudiée puis on a adapté l’outil aux contenus en développement et au contexte dans lequel ceux-ci seraient présentés aux usagers. En plus de réunir les deux équipes pour des discussions fructueuses et constructives, la mise au point de cet outil a permis d’arrimer rapidement les contenus et l’environnement d’apprentissage et de les relier aux objectifs du projet. Cet outil pourra à l’avenir être utilisé pour le prototypage rapide et pour la scénarisation des cours.

Pour terminer ces réflexions, voici quelques mots clés qui décrivent des éléments essentiels au bon fonctionnement d’un projet mené en partenariat.

Contrat
entente claire déterminant entre autres les objectifs, les responsabilités de chacun, le processus pour atteindre le but et les produits à livrer, mais aussi, entente dynamique et flexible qui s’adapte au changement inhérent à ce type de projet.

Confiance
attitude mise en place dès le départ par des discussions menant à l’élaboration de l’entente liant les parties; la confiance se construit tout au long du projet grâce à un engagement mutuel fondé sur la transparence.

Complémentarité
mise en commun des compétences et ressources propres à chaque partenaire en vue de poursuivre un projet qu’on ne pourrait mener seul.

Compatibilité
capacité de concilier différentes réalités au profit d’un objectif commun.

Communication
attitude et moyens qui favorisent l’échange et le partage d’information de façon efficace, souple et dynamique.

Contribution
volonté pour chacun des partenaires d’apporter une aide significative et de laisser aller une part de lui-même au profit du projet et de ses retombées.

Cogestion
gestion en collaboration qui permet de ramener les travaux de chacun des partenaires en un lieu unique où ils seront enrichis par l’apport de tous et chacun.

Collaboration
processus par lequel chacun des partenaires met en commun avec les autres sa vision et son savoir-faire.

Contrôle
mécanismes répartis qui permettent d’effectuer un contrôle efficace sur des différents éléments du projet, de discuter des solutions à envisager et d’apporter rapidement les correctifs nécessaires.

Un partenariat ne se résume évidemment pas à ces quelques éléments, mais leur utilisation peut sans aucun doute influer sur son déroulement et son issue.

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