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 Numéro 80, novembre 2012 
L'inscription des commandites au Cégep@distance : un succès en ligne sur toute la ligne! Version Imprimable  Version imprimable


Amandine Gravier, technicienne en information au Cégep@distance, Jean-François Lapierre, conseiller en communication du Cégep@distance, et Richard Armstrong, directeur adjoint du Service du cheminement et de l'organisation scolaire du Cégep@distance  (Cégep@distance)

 

Depuis déjà trois ans, grâce à une collaboration exceptionnelle de la part du Service régional d’admission du collégial du Québec (SRACQ), le Cégep@distance offre l’inscription en ligne aux étudiants en commandite (situation d’études en partenariat). Ceci leur permet de recevoir leur matériel de cours en moins de cinq jours ouvrables. Nous vous proposons ici un retour sur l’implantation de ce service.

LES COMMANDITES

Au Québec, un étudiant ne peut pas être admis dans deux cégeps à la fois. Les commandites offrent la possibilité aux cégépiens de poursuivre leur cheminement en s’inscrivant à un ou à plusieurs cours dans un autre collège tout en poursuivant leurs études dans leur collège d’origine. Ces cours suivis en situation d’études en partenariat sont par la suite crédités par le collège émetteur de la commandite. Dans le cas du Cégep@distance, les étudiants suivent des cours à distance pour mieux concilier études, travail et vie de famille et ainsi compléter leur programme à leur rythme. Les commandites représentent grosso modo 60 % de la clientèle du Cégep@distance, qui accueille autour de 21 000 étudiants par année pour plus de 30 000 inscriptions-cours.

L'INSCRIPTION EN LIGNE
C'est en aout 2009 que débute l’inscription en ligne des étudiants en commandite au Cégep@distance. Celui-ci, profondément ancré dans l'ère virtuelle, automatise les demandes d’admission et révolutionne notamment plus de la moitié des inscriptions à ses cours : ce sont les commandites.

Avant d’en arriver là, le Cégep@distance a travaillé de concert avec le SRACQ. Le SRACQ est depuis longtemps maitre d’œuvre d’une application informatique permettant aux collèges du réseau d’émettre des commandites dites « virtuelles », en comparaison avec les commandites émises sur papier.

L’étudiant disposant d’une commandite virtuelle émise par son cégep peut s’inscrire en ligne au Cégep@distance. Pour que l’inscription soit validée, l’application informatique du SRACQ s’assure de la concordance entre la commandite émise au départ par le collège d’origine (numéro, titre du cours et autre information nécessaire) et les renseignements fournis par l’étudiant dans le module d’inscription en ligne du Cégep@distance. Si l’étudiant paie son inscription en ligne par carte de crédit, il complète le processus et recevra son matériel de cours en cinq jours ouvrables. Sinon, le Cégep@distance doit attendre de recevoir le paiement pour finaliser l’inscription.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

L’ENVOI DU MATÉRIEL PÉDAGOGIQUE
Chaque jour, les inscriptions validées par le système et dont le paiement a été reçu sont compilées par l’équipe du Cégep@distance, qui transmet les informations nécessaires à un imprimeur. Celui-ci livre le matériel de cours de manière « juste à temps » le lendemain matin. Il est alors posté dans un délai moyen de trois jours ouvrables. En comparaison, le mode traditionnel d’inscription nécessite généralement trois semaines. Le délai passe donc de trois semaines à cinq jours ouvrables pour la confirmation de l’admission et la réception du matériel pédagogique. Ce véritable tour de force a engendré un accroissement notable de la satisfaction des étudiants depuis sa mise en marche en 2009. L‘étudiant est en mesure de commencer immédiatement son cours à distance. Il peut le synchroniser sur la session suivie à son collège d’origine ou le poursuivre dans un délai de trois à six mois selon son rythme et ses objectifs scolaires. Dans tous les cas, il ne sera plus pénalisé par l’attente de son matériel d’apprentissage.

DES AVANTAGES POUR LES COLLÈGES ÉMETTEURS
Grâce au système informatisé du SRACQ, tous les collèges adhérant au programme de commandite profitent eux-mêmes de cette rapidité d’échange. Ils peuvent aussi accéder à des données statistiques, par session, par étudiant et par personne émettrice, et bénéficient d’un contrôle accru sur les droits d’accès, la date et les cours suivis dans le cadre d’une  commandite. L’établissement émetteur peut même annuler la commandite tant que celle-ci n’a pas été confirmée. Non seulement ce programme offre-t-il une véritable mine d’information pour les registraires et les aides pédagogiques, mais il simplifie le processus des commandites tout en le dotant de fonctionnalités supplémentaires. Celui-ci gagne en efficacité tout comme en fiabilité et facilite la collaboration entre collèges.

DES AVANTAGES POUR LES ÉTUDIANTS RÉGULIERS
Moins sollicités par les étudiants en situation de partenariat, les services administratifs du Cégep@distance, tout comme ceux des autres établissements membres de ce programme, libèrent leurs ressources et concentrent leur attention sur les autres étudiants. L’automatisation des commandites offre un service quasi immédiat aux étudiants qui en bénéficient tout en améliorant le soutien des autres catégories d’étudiants. Une nette amélioration du service à la clientèle a été constatée dès la mise en place du programme, sans aucune ressource supplémentaire. L’inscription en ligne accélère le processus d’admission en réduisant les tâches administratives manuelles et en évitant le délai postal que supposent l’envoi du formulaire de l’étudiant et la réception du matériel d’apprentissage.

DES AVANTAGES POUR L'ENVIRONNEMENT
Par ailleurs, le passage à l’ère virtuelle rafraichit l’atmosphère. Cette avancée technologique s’inscrit dans une politique de développement durable profitable à tous, puisqu’elle supprime l’inscription papier et les duplicatas de dossier entre les organismes collégiaux et réduit de façon considérable le transport des documents administratifs d’un collège à un autre.

 


 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

LE CHEMIN PARCOURU
Pour favoriser l’adhésion du réseau à ce nouveau mode de fonctionnement, le Cégep@distance n‘a pas ménagé ses efforts : billets d’information, visioconférences, rencontres, etc.

Le Cégep@distance offre même de guider les organismes dans le processus d’intégration et de former le personnel dans l’utilisation de l’application. Après un large travail de réseautage pour convaincre les établissements des avantages de ce programme, l’inscription en ligne a été adoptée par la quasi-totalité des organismes du réseau collégial du Québec. Le rôle du SRACQ est demeuré crucial : non seulement celui-ci a-t-il accepté de partager des éléments de sa base de données, mais il a poussé sa collaboration en apportant des modifications à sa plateforme afin d’optimiser les validations en temps réel.

Devant un tel engouement et à la suite d’une série de rencontres tenues au cours de l’année 2010  avec diverses instances du réseau, le Cégep@distance a décidé de cesser le traitement des commandites au  format papier à la session d’automne 2011. Les commandites ne sont désormais confirmées que si elles sont transmises par le système d’inscription en ligne du SRACQ.

De ce projet de grande envergure lancé en 2009, l’étudiant sort gagnant, en recevant son matériel de cours plus rapidement. Les collèges, ravis de cette initiative, renforcent leur coopération dans l’intérêt de leurs élèves et de leur administration. Les chiffres sont éloquents, l’inscription en commandite est en nette progression constante. Quant à l’environnement, il bénéficie lui aussi de cette solution résolument plus écologique et économique.
 

Creative Commons License Cette création est mise à disposition sous un contrat Creative Commons. Dernières mises à jour : 10/04/2015