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 Numéro 70, Avril 2009 
Des outils de gestion conçus avec Excel Version Imprimable  Version imprimable


Bernard Vallée, conseiller pédagogique  (Cégep@distance)

Un nouveau cours est maintenant diffusé au Cégep@distance : Méthodes et outils de gestion (410-514-FD), dans le programme Techniques en comptabilité et en gestion. L’étudiant y met en pratique divers outils et méthodes associés aux quatre grandes fonctions de gestion que l’on nomme communément le PODC (Planification, Organisation, Direction, Contrôle). Le matériel du cours comprend un manuel de base, un cahier d’apprentissage, un guide d’études, ainsi qu’un site Web offrant des outils et des exercices interactifs qui font l’objet de cet article. Ces derniers ont été conçus pour être réalisés de façon autonome par l’étudiant.

Le cheminement d’apprentissage de la théorie, des méthodes et des outils de gestion repose sur une métaphore où l’étudiant a à se plonger dans un jeu de rôle. Il est appelé à gérer le comité de la rivière Eau claire, dont l’objectif est d’améliorer la qualité de l’eau de cette rivière. C’est principalement à travers diverses mises en situation que l’étudiant en vient à utiliser des outils de gestion développés avec Excel.

Pour la fonction Organisation, l’étudiant doit concevoir, comme outil d’application, un diagramme de Gantt avec Excel. Sa tâche consiste à organiser une rencontre d’information pour le comité. Pour ce faire, on lui présente une mise en situation d’où il doit extraire des tâches à réaliser ainsi que des activités liées à ces tâches. Par exemple, pour la tâche «invitation», on trouve les activités «faire des appels téléphoniques», «trouver les adresses», «poster les invitations» et ainsi de suite. L’étudiant doit ensuite ordonnancer logiquement les activités, puis nommer des responsables, déterminer les dates de début et de fin de chacune des activités selon les contraintes de la mise en situation, préciser le budget, et enfin, inscrire le tout dans un plan de réalisation tel qu’illustré à la figure 1.

1plan_realisation
Figure 1 : Plan de réalisation


Par la suite, des consignes lui sont données pour tracer un diagramme de Gantt à l’aide d’Excel à partir des informations inscrites dans son plan de réalisation. Il pourra comparer son résultat avec le corrigé de l’exercice, tel qu’illustré à la figure 2.

2diagramme_ganttFigure 2 : Diagramme de Gantt


En ce qui concerne la fonction Contrôle, l’étudiant a accès à trois outils de gestion sur le site Web du cours : le diagramme à deux axes, le diagramme de Pareto et le tableau de bord. Nous présentons ces deux derniers. Le diagramme de Pareto (figure 3) est un outil simple qui permet de classer des phénomènes par ordre d’importance. Il ressemble à un histogramme, sauf que les colonnes sont classées dans un ordre décroissant. Si l’ensemble des colonnes correspond à 100%, on ajoute une ligne de cumul qui relie chacune des colonnes, de la plus grande à la plus petite. Cette ligne illustre l’importance cumulative de chacune des colonnes jusqu’à l’atteinte du 100%. L’étudiant doit donc construire un diagramme de Pareto avec Excel à partir de données sur les résultats scolaires d’un élève qui a complété cinq cours en administration. Les données concernent aussi le temps d’études consacré à chacun de ces cours. Des consignes accompagnent l’élève dans cette démarche; après avoir réalisé ce diagramme, il l’analyse et l’interprète. Il conclura, dans ce cas-ci, que deux des cinq cours suivis ont exigé 59% du temps d’étude.


3diagramme_pareto

Figure 3 : Diagramme de Pareto


Le tableau de bord (figure 4) est un autre outil de contrôle qui, dans ce cas-ci, intègre le diagramme à deux axes et le diagramme de Pareto. Le tableau de bord contient différentes informations graphiques permettant d’obtenir un portrait global de l’état d’une situation. Ces informations sont utiles à la prise de décision, car elles représentent des indicateurs et des normes qui permettent à un gestionnaire de suivre l’évolution de ses résultats. Dans le contexte de la métaphore du comité de la rivière Eau claire, une journée de nettoyage des berges de la rivière a eu lieu. On demande à l’étudiant de construire un tableau de bord pour rendre compte des résultats en fonction des objectifs qui avaient été établis. Dans la mise en situation, on présente à l’étudiant un tableau des indicateurs et un rapport de la journée de nettoyage des berges. On y trouve notamment des objectifs et des données sur la participation des bénévoles, les partenaires financiers de l’événement, le nombre de sacs de détritus ramassés dans la journée ainsi que les dépenses associées à l’événement. À partir de ces informations et à l’aide d’une procédure pour concevoir les outils avec Excel, l’étudiant construira un tableau de bord en présentant un portrait détaillé des résultats. On voit à la figure 4 le corrigé de l’exercice, qui inclut globalement les outils et les informations suivantes :

  • la nature des écarts budgétaires pour la journée de nettoyage, comprenant les données, les explications et le pictogramme;
  • un diagramme de Pareto illustrant les écarts budgétaires pour diverses catégories de dépenses (gants, rafraîchissements, location des conteneurs, etc.);
  • un diagramme à deux axes illustrant la corrélation entre les contributions financières des partenaires et le nombre de bénévoles associés à chacun de ces partenaires;
  • l’atteinte ou non des objectifs de ramassage et de participation, illustrée par l’emploi de pictogrammes.

4tableau_bordFigure 4 : Tableau de bord


En plus de ces outils, le site Web présente, pour chacun des six modules du cours, un exercice interactif de type glisser-déposer. Cet exercice vise à s’assurer de l’intégration des notions étudiées dans le module. L’étudiant doit associer la liste d’activités que l’on voit à droite de la figure 5 aux quatre fonctions de gestion : planifier, organiser, diriger et contrôler.

L’étudiant glisse, puis dépose l’énoncé au bon endroit. Il y a quatre intrus parmi les énoncés. Dès que cette étape est complétée, l’étudiant clique sur le bouton Vérifier et le système lui indique qu’il a réussi, par exemple, trois énoncés sur quatre dans la case Organiser. Il peut alors faire les changements qu’il croit nécessaires en interchangeant certains énoncés. Il cliquera ensuite sur le bouton Corrigé et il obtiendra alors un résultat lui indiquant que les énoncés en vert sont au bon endroit alors que ceux en rouge ne le sont pas. Il cliquera finalement sur le bouton Solution et il obtiendra les résultats finaux.

5exercice_interactifFigure 5 : Exercice interactif de type glisser-déposer


Voilà donc un aperçu de ce que l’on trouve sur le site Web du cours Méthodes et outils de gestion. Vous pouvez avoir accès au site de ce cours en vous adressant au répondant TIC de votre collège, qui vous indiquera la démarche à suivre pour communiquer avec le Cégep@distance et accéder au matériel du site Web du cours. Il est possible et même souhaitable d’acheter le matériel imprimé du cours afin de mieux saisir le contexte d’utilisation de ces outils de gestion.  

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