Retour à l'accueil
accueil renseignements diffusion
Recherche
avancée
 Numéro 25, Octobre 1998 
Le gestionnaire et les TIC Version Imprimable  Version imprimable


Normand SHAFFER  (Centre collégial de formation à distance)

Aujourd'hui, les technologies de l'information et des communications (TIC) sont présentes dans tous les secteurs de la société et de l'économie. L'éducation ne fait pas exception à cette règle. Le potentiel de changement que les technologies de l'information et des communications peuvent apporter dans notre domaine est fascinant. L'interactivité entre un contenu de cours et un élève, les groupes de discussion, l'absence de frontière, les classes virtuelles, les sites d'appui pédagogique et plus encore, tous ces aspects ouvrent des horizons que nous n'aurions pas envisagés il y a cinq ans à peine et sont autant de défis à relever. Les technologies de l'information et des communications modifient, de façon significative, les outils mis à la disposition du gestionnaire et demandent la maîtrise de nouvelles habiletés. C'est cet aspect que je souhaite explorer avec vous dans le présent article.


Le contexte

Plusieurs spécialistes prétendent qu'avec les TIC, nous sommes devant une « nouvelle révolution industrielle ». Nous pouvons affirmer, sans risque de nous tromper, que les modifications apportées par les technologies de l'information et des communications sont importantes et profondes. L'utilisation des technologies de l'information et des communications, la mise en réseau des différents intervenants économiques (entreprises, fournisseurs, gouvernements) par le biais d'Internet et des réseaux dédiés, amènent des changements dans les façons de faire qui sont comparables à celles qu'a apportée la révolution industrielle. Ce que nous vivons n'est pas seulement le fait de l'apparition de nouveaux produits ou services de consommation telles les nombreuses innovations qui font leur apparition sur le marché à toutes les années (pensons à l'arrivée des nouvelles voitures). Les TIC sont beaucoup plus que cela, avec les services en ligne, les télécommunications et le télétravail, elles touchent tous les secteurs de la société, des institutions financières, aux organisations d'aide et de charité, en passant par les gouvernements, les sports et les divertissements.

Nous vivons, également, à l'heure de la mondialisation des marchés et des économies. Cette réalité exige des organisations qu'elles soient concurrentielles, non pas seulement avec ses concurrents immédiats, mais avec le monde entier. Les organisations doivent constamment se dépasser pour trouver de nouvelles façons de répondre aux besoins de leurs clients (particuliers ou entreprises). Avec la mondialisation des marchés et des économies, les clients des organisations ont à leur portée un vaste éventail de produits et de services. Ils sont mieux renseignés sur la qualité et sur les prix demandés. De plus en plus, les organisations offrent, grâce aux TIC, des services personnalisés à leur clientèle : pensons aux banques virtuelles qui donnent des services adaptés à chacun (par exemple, les cotes de la bourses personnalisées). Les clients demandent et exigent des services qui correspondent à leur situation particulière.

Pour les entreprises publiques, bien que la mondialisation ait aussi un effet direct, nous devons en plus composer avec des réductions budgétaires sans égales qui les obligent à trouver des façons originales de faire les choses avec des ressources moindres dans des délais souvent très courts.

Un autre aspect important du contexte dans lequel nous fonctionnons est la vitesse à laquelle les changements apparaissent. Les progrès technologiques des dernières années, notamment en matière de télécommunication, ont permis l'accessibilité de l'information à grande échelle et à une vitesse incroyable.

Pour certains gestionnaires, ces nouvelles réalités peuvent apporter leur lot de stress. En ce qui me concerne, je préfère prendre ce contexte de changements perpétuels comme autant d'opportunités et des défis que peu de générations de gestionnaires ont eu à connaître. Pour le monde de l'éducation, les TIC et leurs potentiels de changements, permettent d'apporter aux élèves des modes d'apprentissage plus adéquats à leurs réalités et à leurs contraintes. Nous pouvons dire qu'elles permettent de personnaliser les services offerts aux élèves, à des coûts qu'il aurait impossible d'envisager il y quelques années.


De nouveaux défis à relever pour le gestionnaire

Le rôle du gestionnaire

Au cours des dernières années, nous avons constaté que toutes les organisations ont diminué le nombre de niveaux hiérarchiques. Cet aplatissement de la structure décisionnelle, en plus des réductions de coûts qu'elle génère, permet de rapprocher la base de l'organisation du niveau décisionnel et les TIC facilitent ce rapprochement. Dans le milieu de l'éducation, il y a eu aussi diminution des niveaux hiérarchiques et les décideurs sont maintenant plus près des élèves.

Malgré les diminutions des effectifs et l'augmentation des responsabilités que les rationalisations ont apportées, le gestionnaire se doit de bien connaître son environnement interne et externe. Il doit pouvoir y détecter les modifications de fond, extrapoler les tendances et ainsi adapter son organisation à ces nouvelles réalités. Dans ce sens, il doit avoir accès à des sources d'information et à un réseau de contacts très développés et fiables afin d'être proactif et ainsi prendre les décisions stratégiques pour modifier la réalité interne de son organisation et permettre à cette dernière, de progresser dans ce monde hautement compétitif.

Les technologies de l'information et des communications permettent de relever ce défi en donnant accès à une grande quantité d'information, les sites Web sont un bon exemple. Les TIC permettent aussi une diffusion rapide de l'information à des collaborateurs, à des équipes de travail ou à des partenaires. Le courrier électronique, les groupes de discussions et la mise en réseau de fichiers de travail sont d'autres moyens de diffusion d'information ou de consultation auprès d'un grand nombre de personnes, dans un laps de temps très court.


Bâtir un réseau de contacts

Le gestionnaire, tout comme les autres intervenants du monde de l'éducation, doit s'approprier ces nouvelles technologies. Cet apprentissage peut être long et nous pouvons le comparer au temps et à la patience que demande l'établissement d'un réseau de contacts professionnels. Les TIC permettent de bâtir un réseau de contacts élargi et nécessitent moins d'efforts en rencontres et en déplacements, par exemple en développant sur Internet, un site ressource pour les gestionnaires du réseau.

Faire ses premiers pas avec les TIC peut amener certaines difficultés qui sont facilement surmontables avec un peu de persévérance. Parfois, certains gestionnaires décrochent des TIC et ces situations sont malheureuses car, dans ce cas, ils ne peuvent pas conduire leur organisation au maximum de son potentiel. Le gestionnaire doit gérer les changements et aussi les résistances aux changements de ses collaborateurs. Parfois, le gestionnaire est lui-même une source de résistance aux changements face aux TIC. Plusieurs gestionnaires n'ont pas eu la chance de développer ces outils dans leur formation de base. Une organisation qui aspire à être dans le peloton de tête dans son domaine doit avoir des gestionnaires qui maîtrisent les TIC.


Des communications rapides et précises

Le gestionnaire doit aussi apprendre à travailler à partir d'audioconférences, de vidéoconférences et, à partir de documents contenus dans un fichier (échange de fichiers, travail simultané sur un même fichier). Ces fichiers peuvent contenir du texte, des images, des enregistrements audio ou vidéo.

Le gestionnaire doit également apporter des modifications aux méthodes de travail de ses collaborateurs et collaboratrices. En effet, pour converser au téléphone il faut être au moins deux personnes, de même, pour bénéficier pleinement des TIC, il faut que les personnes en interaction les maîtrisent. À cet égard, le gestionnaire a un rôle important à jouer pour motiver les membres de ses équipes à utiliser les nouveaux moyens de communication.

Par exemple, un gestionnaire peut développer des réunions virtuelles ; ces réunions sont plus performantes car elles abordent des points précis et minimisent les perte de temps. Le travail d'équipe sur un même document, à partir d'échanges sur un réseau, diminue le nombre de réunions tout en garantissant une même qualité de travail. De même, la collaboration et le partenariat avec d'autres organisations peuvent se faire à peu de frais.


Les aspects budgétaires

Tous les aspects précédents améliorent les performances des gens et apportent des résultats très intéressants. La maîtrise des TIC permet aussi de diminuer les coûts des entreprises de service. Dans le monde de l'éducation, ces diminutions de coûts permettent, à moyen terme, de consacrer davantage de ressources à la raison d'être des organisations, à savoir les élèves.

Quant à moi, je ne situe pas cet argument de réduction des coûts dans le contexte des réductions budgétaires, mais bien dans celui de permettre à une organisation de se distinguer des autres en offrant un meilleur service à la clientèle.

Les TIC demandent des investissements importants en équipements et surtout pour la formation et le perfectionnement du personnel. Dans un contexte de rareté des ressources, ce sont des choix difficiles à faire, mais combien stratégiques. Pour être dans le peloton de tête, ces investissements sont incontournables.


Impact sur l'équipe de travail

Le développement des TIC a un impact certain sur le gestionnaire, mais il en a aussi sur son équipe de travail. Là aussi, la maîtrise des technologies de l'information et des communications par le gestionnaire va jouer un rôle important sur leurs degrés de diffusion et d'utilisation.


Le rôle des collaborateurs et collaboratrices

Pour maximiser les effets positifs des TIC, il faut que les collaborateurs du gestionnaire maîtrisent et utilisent ces nouveaux outils de travail. Le travail d'équipe, en partageant un même document, ou l'utilisation du tableau blanc en télécommunication, demande la maîtrise de certaines connaissances et modifient la façon de travailler. C'est sur ce dernier aspect que le rôle du gestionnaire est primordial. Tous les membres de l'équipe doivent être conscients des avantages énormes de ces nouvelles façons de travailler : la précision des commentaires, la rapidité de création d'un document sur une problématique particulière et l'économie de temps pour tous. Le gestionnaire est le pivot central pour permettre à ses collaborateurs et collaboratrices d'y arriver doucement, mais sûrement. Il doit s'appuyer sur les ressources internes compétentes dont il dispose pour créer une synergie, un phénomène positif d'entraînement.

L'importance de la quantité d'informations à traiter grâce aux TIC modifie le rôle des collaborateurs du gestionnaire. Ils doivent traiter une grande masse d'information et en faire une synthèse qui permet de dégager les principaux éléments dans un laps de temps relativement court.


Autonomie, télétravail

De plus en plus, le travail se fera par télécommunication, c'est-à-dire, le télétravail. Là aussi, le potentiel est énorme pour le gestionnaire et ses équipes de travail. Pourtant, nous constatons une certaine réticence à accepter ce nouveau mode de travail. Dans ce mode de fonctionnement, la fonction contrôle n'est plus directe, mais basée essentiellement sur les résultats, assortis de fréquents rapports d'étape. Le gestionnaire doit donc modifier sa perception de la fonction contrôle et découvrir les bienfaits de ce mode sur son équipe de travail et sur les résultats obtenus par son organisation.


Le développement du « juste à temps »

Avec l'informatisation des organisations, et les TIC en particulier, le gestionnaire doit développer davantage le « juste à temps » pour permettre à son organisation de faire face aux changements et de s'adapter rapidement. Cette notion n'est pas uniquement pour les entreprises manufacturières et commerciales, les organisations de service ont aussi tout avantage à utiliser tous les outils mis à leur disposition pour la développer. Dans le domaine de la formation à distance, cela permet de réviser un cours et de le mettre plus rapidement à la disposition des élèves, à une fraction du coût.


Conclusion

Le domaine d'applications des TIC est très vaste et je n'ai pas la prétention d'avoir couvert tous les aspects qui touchent le gestionnaire. Les promesses que nous font les TIC sont nombreuses, alléchantes et intéressantes. Ces promesses se réaliseront à la condition que tous les intervenants d'une organisation y mettent l'énergie, et le premier à donner la cadence doit être le gestionnaire. Le gestionnaire ne doit pas être le spécialiste des TIC, mais il doit connaître suffisamment l'ensemble de la question pour faire les choix judicieux. Il doit aussi maîtriser et utiliser les TIC pour donner une direction à son organisation. Cette mutation du paradigme suscite des espoirs mais aussi des craintes. Pour le gestionnaire, il s'agit de faire corps avec ces préoccupations, de les partager avec son personnel et de chercher avec ses collaborateurs et collaboratrices les moyens pour maîtriser cette réalité. C'est un défi collectif. 

Creative Commons License Cette création est mise à disposition sous un contrat Creative Commons. Dernières mises à jour : 10/04/2015