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 Numéro 26, Décembre 1998 
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On surveille pour vous les nouvelles venues en technologie

Pierre-Julien Guay  (Vitrine APO)

L'éducation est un domaine où les acteurs ont peut-être le plus à gagner des activités de veille. Les ressources didactiques, les pratiques, scénarios et contenus abondent sur Internet et croissent rapidement au fur et à mesure qu'apparaissent de nouveaux sites éducatifs. Cependant, le grand nombre de sujets (disciplines) et les budgets amaigris de l'éducation ne sont pas propices au développement de ce type de service.


Les bienfaits de la veille

Outre le repérage de ressources, la veille peut également fournir de l'information sur les nouvelles méthodes employées dans le secteur technique et contribuer à la formation continue des enseignants. Les ateliers de perfectionnement traditionnels du type « mains sur le clavier » sont peu adaptés au rythme d'évolution des ressources et des pratiques. Souvent, par exemple, le besoin d'identifier sur Internet un document particulier ne se fera sentir que plusieurs semaines après l'atelier et les stratégies de recherche abordées risquent d'être à demi-oubliées.

Pour répondre à ces besoins, la Vitrine APO, soutenue financièrement par le Bureau des technologies d'apprentissage et l'Inforoute de la formation professionnelle et technique, effectue une recherche sur l'utilisation d'un système de veille technologique automatisé pour soutenir la formation continue des enseignants. Les cégeps de Jonquière, Rimouski, Trois-Rivières et François-Xavier-Garneau participent également à cette recherche.

Il existe plusieurs agents intelligents de recherche sur Internet, tous à peu près semblables à Verity, développés pour le FBI. À partir d'une liste de mots clés, l'agent parcourt une série de répertoires sur des réseaux locaux, des réseaux étendus et sur Internet. Chaque utilisateur possède un profil de recherche. Lorsqu'il existe un grand nombre d'utilisateurs, la préparation des profils devient rapidement exigeante. C'est pourquoi le système mis en place par la Vitrine APO repose sur la préparation d'un grand nombre de profils types selon les disciplines auxquelles peuvent souscrire les utilisateurs.

Une des premières tâches d'un système de veille est la réduction du bruit, c'est-à-dire des références inappropriées. L'utilisation d'ISEF (index des sites éducatifs de la francophonie) donne accès à plus d'un quart de million de documents en français sur l'éducation, rassemblés à partir d'une liste de plus de 500 sites de collèges, lycées, académies, etc. L'évolution de cet index est assurée par la Vitrine APO, l'Académie de Strasbourg et par les suggestions reçues du grand public. L'index peut être consulté à partir du site Digital du Musée de la Civilisation à Hull ou sur un site miroir en Europe.


Utilisation du système de veille

Les administrateurs du système de veille disposent d'outils pour la gestion des utilisateurs et la composition des thèmes et des sujets. Les requêtes sont composées par des documentalistes professionnels de manière à obtenir au maximum une centaine de résultats pertinents. Le plan de travail prévoit le développement de requêtes pour 6 des 21 secteurs de formation professionnelle et technique ainsi que plusieurs centaines de requêtes au niveau de la formation générale. Ces requêtes peuvent indifféremment être adressées à ISEF ou à tout autre outil de recherche.


Une des premières surprises de la recherche, c'est que le contenu disponible sur Internet n'évolue pas si rapidement qu'on pourrait le croire. Le graphique ci-dessus indique, pour quatre thèmes de veille, l'évolution du nombre de documents et des modifications de ces documents au cours d'une période de 10 jours.


L'information de veille peut être consultée selon deux approches. Le pull permet d'effectuer directement une recherche sur le système à propos d'un sujet précis. Le push est un système automatique de courrier électronique.

L'utilisateur du système a accès à une série de répertoires hiérarchiques classés selon la discipline. Chacun des sujets traités est suivi d'un chiffre indiquant le nombre de références actuelles associées. Un clic sur le sujet permet d'effectuer la requête. Il est ensuite possible de cocher ce sujet afin de s'abonner à la veille.

Après avoir défini les critères d'envoi du courrier électronique automatique, l'utilisateur pourra recevoir, par exemple, tous les mercredis, un message l'informant de la variation dans le nombre de documents sur les sujets choisis. Il suffit ensuite d'accéder à un rapport personnalisé pour examiner les documents ayant été modifiés depuis sa dernière visite.


Quelques limites au système

Le principe de fonctionnement des outils d'indexation influence la qualité des résultats obtenus. La fréquence des visites du
robot d'indexation varie selon la fréquence à laquelle il est modifié. Elle va d'un jour à un mois environ. Pour l'indexation d'un site nouvellement ajouté à la liste, on peut attendre entre un jour et une semaine. Le robot se fonde sur la date de création des documents plutôt que sur la date d'indexation.

Nous avions imaginé un système qui nous renseignerait sur l'apparition de nouveaux documents. Comme le nombre de documents liés à chaque moment de requête est conservé, le système peut facilement indiquer l'apparition, par exemple, de cinq nouveaux documents. Mais quels sont-ils ? On ne peut se baser sur la date de création puisqu'on observe régulièrement l'ajout de vieux documents dans certains sites. Et il y a aussi une bonne quantité de documents qui disparaissent...

Le système pull repère donc les documents modifiés. Or, qu'on y corrige une simple faute d'orthographe dans un document ou qu'on déplace un document d'un répertoire à un autre, AltaVista considère ce document comme modifié. On peut donc observer une certaine redondance dans les références suggérées.

Un des défis les plus importants de cette expérience, c'est d'apprécier les résultats de veille. Entre la consultation des informations et l'apparition de résultats tangibles (application d'une idée, ajout d'une référence), il s'écoule généralement suffisamment de temps pour que ne fasse plus de lien de cause à effet. Les gestionnaires attendent des résultats sous forme de faits alors que les informations de veille consistent plutôt en possibilités. Dans les entreprises, le retour sur l'investissement n'est pas quantifiable. Curieusement, les employés ont parfois l'impression de faire de l'espionnage et d'opérer à la limite de la légalité ! 

Creative Commons License Cette création est mise à disposition sous un contrat Creative Commons. Dernières mises à jour : 10/04/2015