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 Numéro 27, Février 1999 
La formation à distance et l'Internet Version Imprimable  Version imprimable


Martine CHOMIENNE  (Centre collégial de formation à distance)

Depuis septembre 1998, le CCFD offre plus de 10 cours par Internet. Pour bien répondre aux besoins de sa clientèle, qui a choisi un mode d'apprentissage individualisé et autorythmé, le CCFD s'est doté du système d'offre de cours par Internet (SOCI). Ce système gère toutes les opérations nécessaires à l'apprentissage et à l'encadrement des élèves. De plus, il est arrimé au système informatisé de gestion pédagogique et administrative des dossiers des élèves. Celui-ci, appelé SIFOD (Système informatisé de formation à distance), a été élaboré peu après la création du CCFD en 1991. Il gère et assure le suivi du cheminement des élèves, depuis leur inscription jusqu'à la transmission de leurs résultats au ministère de l'Éducation du Québec et l'émission des diplômes.

Le tout (SIFOD et SOCI) forme une plate-forme conviviale pour la clientèle du CCFD ainsi que pour les membres du personnel qui interagissent quotidiennement avec l'une ou l'autre de ses composantes.

Cet article a pour but de présenter les fonctionnalités de SOCI. Nous décrirons brièvement les fonctionnalités de l'ensemble des composantes du système pour nous attarder sur celles que fréquentent régulièrement élèves et tuteurs.


Les composantes du système

On trouve deux parties dans SOCI : une partie publique et une partie privée.

Pour les découvrir, nous vous invitons à une visite guidée du campus virtuel du CCFD. On arrive au campus par le site Internet du Centre. Il représente la porte d'entrée unique pour tous les usagers. L'adresse en est : ccfd.crosemont.qc.ca. De là, on accède à la portion publique en cliquant sur l'icone du bâtiment « Information et Aide pédagogique ». La base de données de la portion publique contient la description de l'ensemble des cours offerts par le CCFD, et tous peuvent en prendre connaissance. On obtient l'information sur les cours, en cherchant à son gré, par mot-clé, numéro de cours, programme ou discipline.

SOCI gère aussi, en toute sécurité, l'accès des élèves à leur environnement d'apprentissage (cours et encadrement) par sa portion privée. On y accède également à partir du site du CCFD en cliquant sur l'icone du bâtiment « Classes virtuelles ». Pour aller plus loin dans le système, il faut alors s'identifier. Trois sortes d'usagers, correspondant aux trois modules de la portion privée, sont autorisés : les administrateurs, les tuteurs et les élèves.


Le module administrateur

Le module administrateur est sous la responsabilité d'un informaticien du Centre qui temporairement 1 transcrit dans SOCI les résultats des opérations de SIFOD, telles que l'inscription des élèves, l'inscription des tuteurs, l'inscription des visiteurs 2 , toutes opérations de gestion sur lesquelles nous ne nous attarderons pas.


Le module élève et le module tuteur

Le module élève est le coeur et la raison d'être du système. Il permet aux élèves d'accéder aux contenus des cours et à leur environnement d'apprentissage. Comme cet environnement comprend l'encadrement par les tuteurs et que d'une certaine façon module tuteur et module élève se répondent, nous exposerons leurs fonctionnalités ensemble.

Une fois qu'il s'est identifié, l'élève, comme le tuteur, se trouve alors dans la page d'accueil du système. Un bandeau de navigation horizontal dans le haut de l'écran lui présente plusieurs boutons. Ces boutons permettent une navigation générale dans SOCI. Lorsqu'il sera dans un cours précis, l'usager cheminera alors avec un bandeau de navigation particulier aux cours.


Navigation générale dans SOCI

Voici une brève description des éléments du bandeau.

Le bouton COURS présente à l'élève la liste des cours auxquels il est inscrit, au tuteur, la liste des cours dans lesquels il intervient.

Le bouton ACCUEIL ET DIRECTIVES amène à un document qui donne des informations générales sur la formation à distance, des renseignements d'ordre administratif ainsi que les règles et procédures qui régissent les études au CCFD.

Le bouton MESSAGERIE envoie à un système de courrier électronique interne au CCFD. Tous les élèves et les tuteurs y sont inscrits, ainsi que l'entité « Service à la clientèle » du CCFD. La correspondance administrative du Centre avec les tuteurs et les élèves, par exemple la lettre invitant ces derniers à se présenter à l'examen final, passe par ce canal. Les abonnés à cette messagerie peuvent voir la liste des messages qu'ils ont reçus -- notamment les nouveaux messages qui sont identifiés par un astérisque -- et la liste de ceux qu'ils ont envoyés. Pour ces derniers, ils peuvent savoir si les destinataires les ont lus ainsi que la date et l'heure auxquelles ils en ont pris connaissance. C'est un peu comme si l'expéditeur recevait un accusé de réception du destinataire, ce qui en fait un système fiable. La messagerie interne offre aussi les fonctions habituelles d'un logiciel de courrier électronique : envoyer un message, lire un message, y répondre, le faire suivre ou l'effacer. L'option d'envoi d'un document attaché n'est pas encore disponible, mais elle fait partie des fonctionnalités à venir ; sa mise en oeuvre ne saurait tarder.

Pourquoi une messagerie interne alors que les utilisateurs disposent d'une adresse de courrier Internet ? Outre qu'elle offre certaines fonctionnalités peu présentes dans les logiciels habituels (particulièrement l'accusé de réception), la messagerie du CCFD a pour but de créer chez les usagers un sentiment d'appartenance, un peu comme dans un cégep on appartient à une promotion, ou encore comme dans un cégep également, sur plusieurs sessions, des élèves se croisent et se côtoient dans les couloirs ou dans les cours. À l'occasion, des conversations s'engagent, des amitiés se créent. Dans la messagerie, ce ne sont ni les voix, ni les visages qui deviennent familiers, mais les noms des usagers et les idées et les interventions qui leur sont associées. De plus, en créant un système interne, on évite que les messages qui ont un rapport avec le CCFD soient noyés ou à l'occasion perdus dans l'ensemble des messages que peut recevoir un abonné à Internet.

Le bouton AIDE envoie à une page où, sous forme de tableau, on explique comment naviguer dans SOCI.

Enfin le bouton QUITTER est celui par lequel l'usager met fin à sa séance dans le système.

Lorsqu'il est sur la page Liste de mes cours, l'usager, qu il soit élève ou tuteur, a alors quatre choix.

Le premier choix, en cliquant sur le titre du cours, l'amène sur la page d'accueil du cours choisi.

Le deuxième donne accès aux forums. Il y a un ensemble de forums pour chaque cours. Ils sont créées et gérés par le tuteur. Leur nombre et leur identification peuvent varier selon les cours ; cependant, ils peuvent être catégorisés essentiellement selon trois fonctions : pédagogique, sociale et de dépannage technique.

Dans les forums à fonction pédagogique, on mène des discussions portant sur les concepts du cours, on demande des explications, on pose des questions, auxquelles répondent le tuteur ou les autres élèves.

Les forums à fonction sociale doivent permettre aux élèves de se connaître. Ils peuvent être de deux sortes : soit un café-étudiants dans lequel les élèves placotent de tout et de rien, soit, plus formels, un lieu où les élèves se présentent au fur et à mesure qu'ils s'inscrivent au cours, où ils signifient leur disponibilité, leurs motivations à suivre les cours, leurs habitudes de travail, etc. de façon à se trouver des partenaires pour des activités d'équipe.

Dans les forums de dépannage technique, on expose les problèmes techniques que l'on rencontre et on s'attend à avoir de l'aide venant soit d'un technicien affecté à cet effet, soit des autres élèves.

Dans l'un ou l'autre des forums, l'élève peut consulter les messages, répondre à un message ou envoyer un nouveau message. Seul le tuteur peut créer de nouveaux forums et effacer des messages.

Le troisième choix donne la liste des participants aux cours : élèves et tuteurs. À chaque participant est rattachée un fiche. Cette fiche peut être seulement consultée par les élèves ; elle contient, pour chacun, son nom, son adresse de messagerie et son adresse Internet. Celle du tuteur contient en plus une note sur sa disponibilité ; par exemple, le tuteur précise pour la semaine qui vient les heures où il lira ses messages. C'est ainsi qu'en consultant la fiche de son tuteur l'élève saura quand en attendre une réponse. De son côté, le tuteur obtient des informations générales sur chaque participant dans la fiche de ceux-ci, mais il dispose également d'un champ de saisie de texte dans lequel il peut écrire quelques lignes de commentaires propres à chaque élève. Ces commentaires ne seront jamais visibles par les élèves mais permettront au tuteur de faire un suivi pédagogique personnalisé.

Pour chaque participant élève ou tuteur, la mention « Connecté » inscrite en regard du nom d'un participant indique que cette personne est branchée dans SOCI. Pour les élèves, elle s'inscrit automatiquement dès qu'ils s'identifient dans le système ; le tuteur par contre a le choix de laisser savoir ou non aux élèves qu'il est connecté ; s'il le signifie explicitement, c'est un peu comme s'il leur disait : « C'est le moment, je suis sur le réseau. Si vous avez des questions, envoyez-les-moi et j'y répondrai immédiatement ». Cette fonction permet aux élèves de communiquer avec leur tuteur et bien sûr de communiquer entre eux.

Le quatrième choix amène l'élève à la liste des équipes qui se sont formées dans le cours pour réaliser des activités en groupe de deux ou de trois participants. Dans ces activités, les élèves d'une même équipe ont accès à des écrans communs ; par exemple, ils sont invités à élaborer ensemble une conclusion qu'ils transcriront sur un formulaire unique qu'ils enverront à leur tuteur, lorsque tous les membres de l'équipe auront donné leur accord. La particularité de ces formulaires est que chacun peut y saisir des données qui seront visibles par chacun des autres membres inscrits dans l'équipe. La gestion des équipes est de la responsabilité des tuteurs. En cliquant sur le mot équipe, outre la liste des équipes, le tuteur dispose des fonctionnalités lui permettant de créer une équipe (lui donner un nom et un numéro), d'y inscrire les membres qui la composent, et de modifier soit l'identification de l'équipe, soit sa composition. Lorsque les élèves en équipe ont adressé au tuteur le formulaire rempli, résultat de leur travail de groupe, le tuteur corrige le formulaire le renvoie à l'équipe avec ses commentaires qu'il a saisis directement sur le formulaire.

Ayant fait ainsi le tour du niveau général de SOCI, on peut maintenant entrer dans un cours en particulier et continuer à explorer l'environnement.


Navigation dans les cours

Lorsqu'il a cliqué sur le titre du cours dans lequel il souhaite effectuer une séance de travail, l'usager arrive à la page d'accueil du cours choisi. Bien sûr, chaque page varie selon qu'il s'agit d'un cours de maths, d'un cours de philosophie ou d'un cours d'une autre discipline. Cependant, le bandeau de navigation propre aux cours, qui se retrouve en haut de l'écran, est le même pour tous le cours.

Voici une brève description des éléments du bandeau.

Le bouton COURS permet à l'élève de retourner en tout temps à la liste des cours auxquels il est inscrit, au tuteur, à la liste des cours qu'il encadre.

Le bouton GUIDE D'ÉTUDES amène à un document qui est un peu l'équivalent du syllabus de cours remis par l'enseignant. Fait à noter, dans ce document, un calendrier d'étude détaillé est suggéré aux élèves pour qu'ils s'en inspirent et créent leur propre calendrier adapté à leurs besoins.

Le bouton CAHIER D'APPRENTISSAGE donne accès au contenu ou à des parties du contenu du cours, selon que le cours utilise ou non un volume de référence de base. Il guide l'élève dans son cheminement, présente des textes illustrés, animés, des explications, des exercices d'autoévaluation en ligne, etc. C'est dans cette partie que le concepteur du cours a fait jouer son imagination pour mettre à profit l'interactivité du média.

Les boutons MESSAGERIE et FORUM ouvrent des fenêtres, l'une sur la messagerie, l'autre sur les forums. Il s'agit bien sûr des mêmes éléments accessibles depuis le niveau général du système. Il faut noter que l'accès aux forums ou à la messagerie peut se faire de n'importe où à partir du contenu du cours. Il suffit à l'élève de cliquer sur l'un ou l'autre des deux boutons du bandeau de navigation et une fenêtre lui présentera les éléments qu'il désire. Lorsqu'il aura terminé ses interventions dans les forums ou dans la messagerie, il refermera la fenêtre et se retrouvera alors à l'endroit exact d'où il venait. Cet accès très contextualisé aux forums et à la messagerie facilite leur utilisation appropriée. C'est lorsque l'élève en a besoin que l'outil doit lui être disponible ; il ouvre une parenthèse au moment nécessaire, et reprend le cours de son apprentissage sans être dérangé davantage.

Le prochain bouton sur le bandeau de navigation est intitulé AIDE. Lorsque l'élève clique sur ce bouton, il est envoyé à une table des matières des éléments d'aide . Ceux-ci varient selon les cours ; ils peuvent cependant donner deux sortes d'aide : l'une pédagogique, l'autre technique.

Dans l'aide pédagogique, on retrouve par exemple un glossaire des termes employés dans le cours ; c'est là aussi qu'on peut avoir accès à une foire aux questions.

Dans l'aide technique, on retrouve essentiellement des éléments de navigation.

Enfin, le dernier bouton sur le bandeau s'intitule QUITTER. Comme au niveau de la navigation générale, c'est par ce bouton que l'usager met fin à sa séance dans le système.

Et nous, nous mettons fin à notre visite, espérant qu'elle vous aura été agréable. Si vous souhaitez la continuer, rendez-vous sur le site.

Notes


  1. Ces opérations seront réalisées automatiquement lorsque l'arrimage SOCI-SIFOD sera terminé. Retour au texte.

  2. Pour un montant minime (25 $ par cours), il est possible d'explorer les cours offerts sur Internet et leur environnement d'apprentissage pour une période déterminée. Il suffit d'en faire la demande au CCFD et de signer une lettre d'engagement au respect des droits d'auteur. Retour au texte.
  3.  

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