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 Numéro 52, Janvier 2004 
Un portail collaboratif Version Imprimable  Version imprimable


Pascale Perron
Daniel Derrien

« Nous souhaitons fournir à nos étudiants des outils pour leur permettre de mieux réussir dans leurs études. Nous voulons qu’ils puissent se concentrer sur les travaux et le contenu de leurs cours plutôt que de faire face à toutes sortes d’embûches technologiques. Ils pourront ainsi vivre une meilleure expérience d’apprentissage. »
Richard Lacombe, directeur des services informatiques du collège Ahuntsic


Comment les fonctions collaboratives de Sharepoint 2003 peuvent-elles être mises au profit de la pédagogie? Le collège Ahuntsic est actuellement à la phase d’implantation de cette plate-forme pour desservir l’ensemble de ses effectifs scolaires, enseignants et de ses personnels. Richard Lacombe est le directeur des services informatiques dans ce collège et l’instigateur du projet d’implantation de Sharepoint dans son cégep.


Un portail collaboratif

Sharepoint Portal Server 2003 est un nouvel outil qui permet de créer des portails collaboratifs et de travailler sur des projets en ligne en partageant l’utilisation d’outils informatiques avec plusieurs collaborateurs, simultanément ou non.

Chaque groupe de travail ou chaque communauté peut créer son propre espace virtuel de manière simple, intuitive et autonome. Ainsi, comme avec une page Web, les membres peuvent mettre à la disposition de leurs partenaires, voire de l’ensemble de l’établissement, des informations et des documents.

Un portail est une porte virtuelle donnant accès à des lieux virtuels, tout comme le ferait un site Internet. Mais contrairement à Internet, Sharepoint ne permet d’entrer dans ces lieux qu’à une clientèle prescrite. Au cégep Ahuntsic, les 6 500 étudiants à temps plein, les 3 000 étudiants à temps partiel et les 900 employés, soit plus de 10 000 personnes, auront accès au portail Sharepoint. Chacun disposera d’un espace personnel de stockage, d’une adresse de courriel, de la possibilité de créer un site de travail d’équipe, et enfin, de l’accès à d’autres services.

Une caractéristique de Sharepoint réside, répétons-le, dans l’utilisation d’outils informatiques partagés, plusieurs personnes pouvant travailler de façon synchrone. Ainsi, les membres d’un groupe de travail peuvent se pencher sur un même document en même temps, le modifier, le valider, etc. Au préalable, chaque utilisateur est inscrit avec un nom, un mot de passe et un profil déterminant son niveau d’accès et ses possibilités.


De nombreuses possibilités d’applications pédagogiques

Sharepoint peut supporter, quand l’architecture informatique le permet, jusqu’à 20 millions de documents, 10 serveurs virtuels et 50 000 collections de sites. Au collège Ahuntsic, l’investissement en espace de stockage est impressionnant. En effet, ce réseau dédié au stockage (SAN storage area network) permet de conserver au-delà de deux téraoctets d’informations.

Quatre types de sites sont offerts. Les premiers sont les sites corporatifs publics, qui sont ouverts à tous les utilisateurs inscrits au portail. Ainsi, un sondage s’adressant aux étudiants, aux enseignants et aux employés du collège pourrait être placé sur un tel site.

Dans le deuxième type de sites, les départements, syndicats ou associations étudiantes, par exemple, peuvent partager des agendas et publier des projets de procès-verbaux grâce à la création de sites propres
à eux.

Pour ce qui est des sites de groupe de travail, le troisième type, les créateurs doivent inscrire les usagers qui peuvent y avoir accès. Par exemple, après qu’un comité de travail aura rendu disponible une première version d’un document sur son site, l’ensemble des membres de l’équipe pourront le modifier
à leur gré.

La quatrième catégorie de sites est celle des sites personnels, qui permettent à des usagers de gérer leur espace de stockage et d’avoir accès à leur messagerie. Cet espace devient disponible à partir de n’importe quel ordinateur, et les enseignants peuvent ainsi travailler à leurs contenus pédagogiques à la maison ou avoir accès aux travaux remis par les étudiants.

Les utilisateurs sont inscrits sur la plate-forme Sharepoint selon un niveau de sécurité. Les enseignants peuvent aisément créer un portail pour leurs cours ou leur module tandis que le profil étudiant ne permet que de créer des sites de groupe de travail. Les profils servent également à diffuser un questionnaire à un groupe ciblé en puisant dans la base de données.

La base de données sert également à la gestion de la bibliothèque de documents. Le portail est doté d’un module de recherche qui comprend notamment une interface d’administration et un robot qui peut indexer tout type de document sur un serveur de fichier en respectant les niveaux de sécurité. Ainsi, un utilisateur ne retrouvera pas dans sa liste de résultats de recherche des documents auxquels il n’aurait pas accès.


Avantages et limites de Sharepoint

Conçu comme un outil modulaire, Sharepoint est personnalisable de façon conviviale et intuitive. Pour le collège Ahuntsic, rendre disponible l’information sur les possibilités de Sharepoint est considéré comme suffisant pour que les étudiants tirent rapidement profit des fonctionnalités de l’outil. Pour les concepteurs de contenu, une formation de base permettra d’exploiter pleinement les différentes fonctions du portail

Cependant, pour avoir accès à toutes les fonctionnalités de Sharepoint, il faut disposer de Office 2003, car Sharepoint est orienté vers la gestion de documents permettant une discussion synchrone sur les documents et l’historique des modifications. De plus, la publication de documents peut dépendre d’une approbation dépendamment du niveau de sécurité lié au profil de l’usager.

On constate également que la gestion des portails semble être difficile en raison de la prolifération des sites liés à la liberté de création. Sharepoint utilise les dernières technologies : SQL, ASP, .Net, IIS et XML. Bien que le serveur ne fonctionne que sous Windows Server 2003, les usagers peuvent y avoir accès depuis des ordinateurs fonctionnant sous Windows, Mac ou Unix et utilisant les principaux navigateurs Internet, soit Explorer ou Netscape.


En conclusion

Sharepoint Portal Server 2003, tel que livré en octobre 2003, est une plate-forme collaborative simple d’utilisation avec un potentiel d’application pédagogique intéressant. La plate-forme peut intégrer des outils de production déjà existants. Le collège Ahuntsic est d’ailleurs actuellement en discussion avec Omnivox CG pour intégrer son logiciel de gestion des données pédagogiques des étudiants au portail. Pour Richard Lacombe, la simplification de l’accès à l’information et de son utilisation contribue à augmenter l’autonomie d’apprentissage et, ce faisant, facilite la réussite des étudiants. 

Creative Commons License Cette création est mise à disposition sous un contrat Creative Commons. Dernières mises à jour : 10/04/2015