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 Numéro 53, Mars 2004 
Office 2003, quoi de neuf? Version Imprimable  Version imprimable


 (Vitrine APO)

Une nouvelle version de Microsoft Office apporte toujours son lot de nouveautés, d’éléments de continuité et de petits détails qui changent. Celle-ci justifie-t-elle de faire le saut? Voici un tour d'horizon des applications Office apprêtées à la sauce 2003.


Word

Ce programme ne présente pas de nouveautés majeures, mais il comporte plusieurs petites innovations qui rendent plus agréable son utilisation. Ainsi, on a simplifié la comparaison entre deux documents : on place les documents côte à côte à l’écran et on les fait défiler en même temps, ce qui permet de repérer visuellement les différences entre les deux versions et de corriger, s’il y a lieu. Par contre, le logiciel ne comporte pas d’outil qui mette en évidence ces différences. Pour cela, on doit se contenter de la fonction de comparaison, déjà connue.

Une autre innovation intéressante simplifie aussi la correction de documents. Au lieu de les imprimer et de les corriger à la main, il est possible d’utiliser un mode d’affichage de lecture qui montre une page ou deux à la fois, dans une police claire et sans menus superflus.

On peut désormais activer une fonction de protection de la mise en page de documents qui garde cette dernière intacte lorsqu’on envoie un document à des collaborateurs, tout en leur permettant de faire des modifications dans le texte.


Excel

Le programme Excel offre lui aussi l’option de comparaison entre deux documents. Côté innovations, on peut noter qu’une quarantaine de fonctions ont été entièrement réécrites, mais elles s’adressent aux scientifiques et aux ingénieurs. Par ailleurs, on a ajouté un assistant de listes avancées, qui simplifie la création de bases de données.



Figure 1 : Affichage du code XML d'une page Word. Cette illusration évoque pour vous les premières versions de WordPerfect? Pas étonnant, car le XML repose lui aussi sur le principe du balisage des différents éléments de la structure d'un texte. Mais, pour une utilisation simple et efficace, il vaut mieux définir ses propres gabarits. Fidèle à sa tradition, Microsoft emploie une panoplie de codes qui alourdissent inutilement les documents.


Outlook

Le changement majeur ici est une nouvelle interface. La fenêtre principale est désormais séparée en trois parties. Cette organisation, quoique très bien structurée, apparaît chargée à première vue. Elle est conçue de manière à optimiser la fenêtre unique, mais elle contient une quantité d’informations assez considérable et il faut un certain temps avant de s’y habituer.

La fenêtre principale d’Outlook est maintenant divisée en trois panneaux : un panneau de navigation, à gauche, un panneau central et un panneau de lecture. Chacun offre une panoplie d’options utiles à la gestion ou à la visualisation de messages. Par exemple, le panneau de navigation contient la liste des dossiers de courrier les plus utilisés, la liste complète des dossiers de courrier ainsi que des boutons permettant l’accès rapide aux tâches, au calendrier et aux contacts. Le module calendrier a été amélioré : avec Exchange Server 2003, il est possible de comparer son calendrier avec ceux de ses collègues pour organiser des rendez-vous.

Si l’on joint un fichier à un courriel et qu'un serveur SharePoint est en service, Outlook propose de placer ce fichier dans un espace de SharePoint. Cela permet aux collaborateurs d'en utiliser la même version, et les mises à jour sont plus simples à effectuer.

En ce qui concerne la sécurité du logiciel, il est actuellement possible de lire les messages en mode texte seulement. Ainsi, on peut contrecarrer l'astuce de certains publicitaires qui consiste à envoyer un lien vers une image résidant sur un serveur externe dans un courriel. Lorsque cette image est chargée, le serveur externe valide l'adresse de courriel de sorte que le bombardement de pourriels s'accentue.



Figure 2 : Une fois maîtrisée, la nouvelle interface d'Outlook permet d'accéder rapidement aux dossiers de courriel. C’est l'idéal pour les personnes qui conservent des milliers de messages.


Power Point

Comme Excel, Power Point ne comporte pas vraiment d’améliorations notables, sauf la possibilité de récupérer vos travaux en cas de plantage. De nouveaux effets d’animation et types de diagrammes sont inclus dans cette version. Power Point comporte aussi un assistant de publication de présentations sur disque compact et il est dorénavant possible d’utiliser les animations et le son dans les formats en ligne.


OneNote

Le statut de OneNote est ambigu. Ce programme fait partie de la famille Office, mais pas de la suite Office. On l’a ajouté au matériel d'installation dans l'espoir que vous développiez une dépendance… au point de décider de l'acheter éventuellement. Tous les établissements affiliés à la Vitrine APO et bénéficiant du programme Campus peuvent toutefois l'utiliser gratuitement pour une durée d'un an, en respectant certaines conditions.

Ceci dit, OneNote est un programme intéressant, l’équivalent virtuel de toutes les feuilles, notes et gribouillis que nous accumulons au fil du temps! Son interface est simple et l’on se familiarise avec le logiciel très facilement. Si l’on clique n'importe où sur une page blanche, une zone de texte apparaît dans laquelle on peut écrire des notes partout, comme on le ferait sur une feuille de papier. Des outils tels des surligneurs ou des crayons au trait et à la couleur variables permettent d’encercler, de mettre en relief et de lier certaines informations. OneNote enregistre également la source de référence des éléments : un extrait glissé à partir d'une page Web entraîne automatiquement la création d'un lien vers la source.

Ce programme peut être utile aux enseignants et étudiants qui ont l’habitude d’éparpiller un tas de notes un peu partout. On peut aussi effectuer des enregistrements sonores et dessiner des croquis ou esquisses à l’aide d’un Tablet PC.

Sécurité
On a beaucoup parlé d'un nouveau format propre à Office 2003 et visant à restreindre l’accès à certains documents ou à empêcher les autres utilisateurs d’apporter des modifications. On ne peut bénéficier de cet avantage que si l’on utilise Office avec un serveur. Cette fonctionnalité, appelée Information Right Management, assure une bonne protection des documents en phase d’élaboration. Il est également possible de verrouiller des portions du texte afin qu’il soit impossible de les toucher. Un usager ne peut toutefois utiliser ces fonctions que si tous ses collaborateurs possèdent eux aussi la version Office 2003.


Le support XML

XML est un format commun d'échange de données, particulièrement pour l'information en ligne. Sa particularité est de découper, à l'aide de balises standardisées, un document en éléments distincts tels des titres, des images et des hyperliens, en séparant l'information des instructions de formatage, lesquelles sont placées dans des feuilles de style.

En fait, Office 2003 repose entièrement sur le format XML et les principales applications (Word, Excel et Access) — celles de la version professionnelle seulement — permettent de traiter des gabarits de balises ou de les modifier. Ainsi, un plan de cours peut comporter des balises XML indiquant le titre, le nom du cours, la date et l'auteur. Un établissement pourrait ainsi indexer tous ses plans de cours et effectuer des recherches précises dans l'ensemble des documents. Une autre application intéressante est la création d'objets d'apprentissage : des notes de cours, protocoles de laboratoires, simulations sur chiffrier peuvent facilement être classées et partagées, et ce, entre plusieurs établissements aussi, de sorte qu'un enseignant ou un étudiant ait accès à une vaste collection de matériel pédagogique d'appoint.


Conclusion

Au lieu de nous arriver avec un arsenal de nouvelles fonctionnalités qui ne feraient que compliquer davantage ses logiciels, Microsoft a choisi de rendre plus simples et accessibles les outils déjà existants. Les utilisateurs qui perçoivent une possibilité de gain immédiat de productivité dans les nouveautés d’Office 2003 seront justifiés de faire le saut. Les autres devraient attendre de voir ce que la prochaine version leur réserve.

Creative Commons License Cette création est mise à disposition sous un contrat Creative Commons. Dernières mises à jour : 10/04/2015